求人管理・就職活動のDXによって、学生への指導を早いタイミングでより深く取り組めるように

修成建設専門学校　進路担当上杉　敬史様

新しい仕組みの導入には抵抗感はつきもの。移行期を乗り越えて得たものはクラウドシステムの＊＊と可能性。

ーキャリアマップ導入時の状況について教えてください。

上杉さん：当初はやり方を変えることや、デジタルへの抵抗感があり、デジタル管理への移行をスムーズに行えるのか？新たなシステムを使いこなせるのか？といった懸念の声はありましたね。私たちだけでなく、企業様も紙での提出に慣れていることもあり、デジタルでの登録に移行しても、変わらず求人提出をしてもらえるのか、といった点も心配していました。

とはいえ、何をするにしても、新しいことに対する懸念や抵抗感は一時的に発生するものだと感じます。ですので、キャリアマップの良さなども学内で共有しながら、使う機会が増えていくことで、徐々にではありますが学内に浸透してきましたね。

また、企業様側の浸透についても、導入当初は従来の紙求人も提出可能とし、デジタルでも出せますよ、という形で徐々に移行してもらえるように進めました。また、訪問された企業様には積極的にキャリアマップをご案内していきました。そういった案内を行うのも、

デジタル化の時代の流れもあったので進めやすかったと思います。

もちろん、最初は頑なに紙でしか出さない企業様もありました。ほとんどが、キャリアマップの登録や求人掲載に苦戦していたり、そもそも新しいシステムに慣れるまでじっくり操作する時間がとれない、といった理由が多かったです。最終的に企業様にご納得いただけたのは、学生・学校のキャリアマップの活用状況についてをきちんとお話し、ご理解いただけたことが大きかったと思います。そういった普及活動も行いながら、採用したい企業様は自ずと登録していただけるようになっていきましたね。

ー求人情報のアナログデータからデジタルデータへの移行は順調に進みましたか？

上杉さん：移行には3年くらいはかかりましたね。学内でも、紙求人の要・不要の議論は多々ありました。紙求人を見たい、という学生の声は少なからずあったので、完全に「0」にしきれない気持ちもありました。ですが、キャリアマップが浸透していくにつれて、紙求人に触れる機会がなくなっていたのは職員も感じていたので、徐々に減らしていく流れになっていきました。そして、事務所改装を機に、学生への紙求人の提供を「0」にしました。

また、紙での管理の場合にはどうしても情報鮮度において「タイムラグ」を感じていましたし、最低賃金UPなどで給与変更のあった求人が都度届けば、ファイル内容を変更して、という作業も必要でした。私たちもすべての求人の最賃やリーガルチェックはできる状態ではなかったところから、キャリアマップを導入したことで、リーガルチェックが通った求人が学校に届きますし、企業側がオンライン上で更新すれば、私たちもリアルタイムに変更内容をキャッチし、学生にスムーズに提供できる点は、キャリアマップ、クラウドの良さだと感じます。

求人管理のDXによって、就職指導・就職活動のフローが大きく変化。早いタイミングで就活準備に取り組んでもらえるようになりました。

ー導入後のポジティブな変化についてお聞かせください。

上杉さん：求人検索、応募の流れについては、

最初は使いこなせるまで苦労したものの、使い慣れてくると、求人管理・業務から学生の就職活動状況まで様々な管理がスムーズにできていると感じてます。

紙求人の際は、キャリアセンターに置いてある求人から1つ1つ見ていくという流れでしたが、今は自分の希望する条件を元に、いつでもどこでもアプリで検索して見つけることができるようになったのは非常にポジティブな変化です。

キャリアマップにはデジタル履歴書機能があるので、応募してから履歴書を準備して、という従来の流れから、キャリアマップ登録時の早いタイミングで履歴書準備に取り組めるようになりました。

また、従来の応募以降のフローと比較すると、改善された点も大きい変化です。

というのも、学生が行きたい企業へ応募する際、学生から就職担当へ相談があり、そこから職員が間に入って企業へ連絡をとり、応募手続き・日程調整、学生へのメールの指導などを行なっていました。それが今では、学生からアプリを使って希望する企業へ応募申請ができるようになり、応募後に企業と学生とがメッセージ機能でやりとりができるようになったことで、応募後の流れがスムーズになりました。メッセージの添削が必要なケースもあるので、指導をきちんと行った状態にして利用してもらっていますが、学生にとっても、企業様とやりとりができるのはとても良い変化だと感じています。

当校では、本選考の応募前に取り組む企業実習機能の活用も進んでいます。

企業実習自体は6~7年前から学校として取り組んでいましたが、当時は紙で届いた企業実習情報を元に、申し込み希望者を学校で取りまとめて企業へ申請するといった流れでしたが、現在はキャリアマップに情報が掲載されているので、学生がアプリから希望の企業へ申し込みができる流れに変わり、就職活動のシームレス化がかなり加速したと思っています。

就職指導については、学生への就職指導における対応方法も変化しました。これまでは、学生がキャリアセンターに足を運ぶのは、企業を探したり、手続きをする、というタイミングからで、それ以前にフォローする機会があまりなく、企業検索のタイミングからの指導がメインでした。今は就活時期の前年のタイミングから、就職する上で大切なビジョンのヒアリングやそれに沿ったキャリア相談に重点的に対応できるようになっています。

ー学生のオファー機能の活用状況や事例があれば教えてください。

上杉さん：オファー機能によって、学生は企業を認知するきっかけになっていると感じますね。学生は希望の企業に絞って、学生視点だけでの検索に偏りますが、自身が見ていなかった、知らなかった企業さんから声をかけてもらえることで、就職機会を増やせる点は魅力的です。学生には、オファーがあれば一度見学に行ってみる、視野を広げてみることもおすすめをしていますので、オファーをもらった企業に会社見学に行く学生が増えてきています。今の時代、非常に多くの求人が届き、学生にとっての選択肢の数も多い中で、見つけきれないというリスクもあります。このオファー機能によって、そういったリスクが解消される部分もあると感じています。

ー最後に、今後のキャリアマップへの期待と取り組みたいことについてお聞かせください。

上杉さん：キャリアマップには様々な機能があり、導入当初は求人管理をメインで活用していましたが、現在は学生の就職活動のツール、学生の活動状況の管理としても使っています。

時代の変化に対応しながら、学生の将来にとってより良い機会を提供することを大切にしている点はキャリアマップさんと同じですので、私たちからも意見を出しながら、学生・企業・学校の双方にとってベストな形を考えながら、今後も活用していきたいと考えています。