キャリアセンターの抱える課題解決にとどまらず、企業様と学生が双方にアプローチしあえる新しい学校求人のスタイルが実現

辻調理師専門学校・辻製菓専門学校 キャリアセンター長 金内 孔二 様

アナログデータ管理のあらゆる課題が解決。今の時代に合った求人管理・就活のツール。

ーキャリアマップ 導入前の貴校の求人管理や就職指導、学生の就活方法について教えてください。

金内様:2014年以前は、紙の求⼈票を主に取り扱っていました。求人情報は、学生がスマホやPCを使って検索することもあり、紙ベースの情報を基幹システムに手入力していました。しかし、簡易な情報しか載せることができなかったため、学生は簡易情報をもとに企業番号を控え、その番号を目印に紙ファイルを見にきてもらったり、企業さんから送られてくるパンフレットもファイリングしていたので、2種類のファイルから希望の企業情報を見つけ、情報を得る、という流れでした。基幹システムへの入力の際、求人票の書き方は会社によってバラバラで、それを変換しながら入力することや、手書きだと読みとれない求人票もありましたので、非常に手がかかっていました。また、学生が応募する際は、キャリアセンターに報告にきてもらい、企業さんへ連絡をするという流れでした。紹介状の発行が必要なので、再度翌日にキャリアセンターに足を運んでもらうという手間もありましたね。前年度やそれ以前に届いていた求人データも含めて提示していましたので、最新の情報もあれば、古い情報もありました。途中で募集を終了されている企業さんもあるので、今現在募集しているかどうかも把握はできませんので、希望の企業さんへ「今募集してますか?」という問い合わせから学生の就活がはじまる流れは以前と変わりなくありました。

2014年の校舎改装のための一時引っ越しを皮切りに、学校に保管されている紙の求人票をすべて破棄し、すべてPDF化して基幹システムに取り込みました。検索用にシステム入力は必要でしたので依然と課題は残っていたので、入力の手間を最小限にするべく、2016年から自作のエクセルシートを作って企業に入力いただく形に刷新し、なるべく基幹システムに入力しやすい仕様にしました。

しかし、大きな効果はなく、入力専門の派遣社員さんを雇う必要はあったので、人件費はかかり、さらに入力ミスのリスクやスマホ対応でないこと、企業さんから送られてくるパンフレットをスキャンしてPDFデータに起こす作業などは残り、大きな改善にはなりませんでした。

ーキャリアマップ 導入検討から導入後の変化やポジティブな効果についてお聞かせください。

金内様:2017~2018年頃にキャリアマップの提案をお聞きしましたが、ちょうど2018年に基幹システムを新たに導入したタイミングで、当時は求人票の入力の仕方など一部向上したこともあり、一度は導入検討が難しかったのですが、やはり学生はスマホでは見にくいままで、企業さんに入力してもらえない仕組みなので、鮮度の高い正確な求人情報を提供することが叶っていない状態でした。キャリアマップ はそれらが一度に解決できる上に、導入コストが0円で初期費用がかからない点も含めて魅力があったので、学内で検討に上げるタイミングを見ながら進めました。

導入後の変化では、企業様への毎年の求人案内一斉送付の業務を削減できたことは大きかったです。

というのも、その案内に郵送費、印刷費、制作費、そして発送リストの作成が必要で、かなりの予算と業務負荷がかかっていましたので、その予算と業務を削減できたのは非常に大きな変化でしたね。

他にも大きな変化は、企業さんが求人を入力してくれることと、学生専用アプリを利用できるという点ですね。これにより、鮮度の高い正確な求人情報を学生がPC・スマホで容易に、そしてフレキシブルに検索ができるようになりました。もちろん指導側にとっても、入力の手間、手動入力によるリスク回避が叶った上で、管理・検索が容易にできるようになりました。

導入初年度は、主には求人票の検索ツールとして学内に浸透していきました。

その後、求人管理は一部紙で届いたものをPDFで取り込んでいましたが、基幹システムへの入力は2019年以降はなくなりました。また、企業さんが登録してくれることで、掲載終了日も設定ができるので、企業さんに今も募集していますか?といった確認は不要で、かつ応募したければ学生がアプリで応募申請することで、リアルタイムに応募状況を確認・承諾を行えるので、学生がキャリアセンターに何度も足を運ばなくていいなど流れも改善しています。

企業さんへの登録のご案内についても、デジタル化への移行の風潮もあり、一定の理解を進めやすかったと思います。一部の企業さんは、一律紙で対応を希望されていたので、PDF保管をしていましたが、それでも、企業さんに抵抗なく活用を進めてもらえるように、企業向けマニュアルを作成し、企業さんに配布しました。このマニュアルの効果は登録増加に大きく貢献したと思います。

登録をしてもらう企業さんが増える中、キャリアマップ に掲載する上でリーガルチェックされた求人が学校に届くというフローになったためか、700件くらい学校に届かない状態で止まっていた求人情報があったようです。当時はキャリアマップを導入して、求人数が減ったのでは?というネガティブな声もあったのですが、今思うとそういったリーガルチェックはこれまで学内でできていなかったので、不備のない、リーガルチェックされた質の高い求人情報を、学生に提供できるようになった点は非常に大きなメリットですし、保護者への安心にも繋がりました。

働き方改革への意識も高まった背景が追い風にもなり、最賃を割るところなどは、がんとして受け付けなくなりました。もちろん学生の選択肢を遮断するつもりはないですが、学生自身の考え方、希望する企業イメージも変化しています。そういった時代の変化に、今のキャリアマップ はマッチしているのだと感じます。

その他にも、キャリアセンターからのお知らせや呼び出しの際は、各クラスの担任を通さなければいけなかったり、メールでの連絡も限界があり、情報伝達がスムーズにできない煩わしさも課題にあったのですが、メッセージ機能のおかげで、就活に関する合説や書類関連の連絡はもちろん、災害時の緊急時の連絡なども、掲示板やメッセージ機能でできるようになったのは嬉しい事例です。

キャリアマップ のオファーやポートフォリオ機能は今の時代の学生にマッチ。就職活動に前向きに取り組めるきっかけにも。

ーオファー機能の活用事例についてお聞かせください。

金内様:オファー機能の活用によって、非常にポジティブな事例が増えています。

学生によっては、自ら行動に移せなかったり、応募することに躊躇してしまうケースもありますので、企業さんから声をかけてもらえるのは非常に大きいと思っています。私たちも、学生に促進をしていくため、企業さんに見てもらえる履歴書の完成度を70%以上を目指すことを指標として、活用動画などオリジナルで作成し、学生への指導に力をいれました。その結果、オファー受信数の増加やポートフォリオに企業からいいねやコメントが届く事例が増えていきました。

学生の中には、アナログで自己主張をすることが苦手でも、インスタグラムなどのSNSやデジタル媒体になれば上手に主張ができる、という子も多いです。また、自身が発信したことに反応してもらえる、興味をもってもらえるというのが、就活においてはこれまで合説以外はなかったのではないかと思っています。SNSが自己主張や承認の場になっている今の時代に、キャリアマップ もまた承認欲求を満たせる機会にもなっていて、それが自信にもつながり、就職活動を前向きに進めることができるきっかけになっていると感じます。オファー機能は間違いなく、今の学生にマッチしていますね。

また企業さんにも良い影響があると思います。例えば、これまでは説明会への参加促進は学生にはできなかったので、代わりに私たちが呼びかけて集客をしていた風潮はあったのですが、それが今は企業さんが学生に情報提供したり、個人へ呼びかけるようなことができるようになりました。企業さんと学生への浸透も深まった結果として、2020年度でのオファーからの応募が29件だったのに対して、2022年度では167件と5.8倍に増加しており、明らかにオファーを受けての応募のフローが主流になりつつあると感じています。

これまで企業さんは学生にアプローチする経路が求人票と私たちを通してしかできなかった状況から、双方の情報提供でマッチングが叶う機会が増えたことによって、より良い就職活動、採用活動の実現につながっていると感じています。

ライター・構成:CareerMap事務局

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